---

Privacyverklaring Arboregia

Versie 13 oktober 2026 · Deze verklaring vervangt de versie die tot dan toe op www.arboregia.nl/privacy stond.

---

1. Wie wij zijn

Arboregia ontwerpt en bouwt houten buitenverblijven op maat. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan beschreven.

• Arboregia (eenmanszaak)
• Lange Baan 7a, 8731 DZ Wommels
• KvK 87409992
• info@arboregia.nl
• www.arboregia.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet voor een bedrijf van onze omvang en aard. Vragen over privacy kunnen naar info@arboregia.nl.

2. Wanneer geldt deze verklaring

Deze verklaring geldt voor onze website, voor de configurator, voor de persoonlijke offertepagina en voor het contact dat wij met je hebben — per telefoon, e-mail, WhatsApp of op locatie.

3. Welke gegevens wij verwerken

Als je contact opneemt of een offerte aanvraagt
Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van jou en van de bouwlocatie, je terugbelvoorkeur en de opmerking die je zelf meestuurt. Vraag je een offerte aan in de configurator, dan bewaren wij daarbij ook de herkomst van je bezoek (bijvoorbeeld het kanaal waarmee je bij ons kwam, zoals de naam van een advertentie of van een verwijzende website), zodat wij kunnen zien welke communicatie werkt. Omdat dit bij je aanvraag komt te staan, is het een persoonsgegeven; het volgt de bewaartermijn van je aanvraag. Zie de pagina "Cookies en opslag op je apparaat" voor wat er tijdens je bezoek in je browser staat.

Je ontwerp en je offerte
De volledige configuratie die je hebt samengesteld: daktype, maten, wanden, groendak, fundering en alle overige keuzes, met de bijbehorende prijzen en de offerte als PDF.

Als je digitaal ondertekent
De naam die je invult, de handtekening die je zet, de datum en het tijdstip, het gekozen pakket en het bedrag, en welke vinkjes je hebt aangezet met de tekst die er op dat moment bij stond. Wij bewaren de offerte op dat moment als PDF, precies zoals die er toen uitzag, en wij leggen vast welke versie van onze algemene voorwaarden op dat moment gold. Voordat je tekent, sturen wij een code naar het e-mailadres waarop je de offerte hebt ontvangen. Wij leggen vast naar welk adres die code ging, wanneer wij hem hebben verstuurd en wanneer je hem hebt ingevoerd.

Wij leggen ook je IP-adres en je browsergegevens vast op het moment van ondertekenen, en je IP-adres bij het aanvragen en invoeren van de code die daaraan voorafgaat. Dat doen wij alleen rond dat ene moment en met één doel: aantonen dat de ondertekening echt heeft plaatsgevonden als iemand die later betwist. Bij een order van tienduizenden euro's is dat gerechtvaardigd belang. Bij een gewoon bezoek aan onze site staat je IP-adres alleen in de serverlogboeken, 30 dagen (zie hieronder bij "Serverlogboeken").

Als je betaalt
Het bedrag, het tijdstip, de status en de betaalmethode, plus het referentienummer van Mollie. Je kaart- of rekeninggegevens vul je in op de pagina van Mollie; die zien wij niet en slaan wij niet op.

Hoe je je offertepagina gebruikt
Wij houden bij hoe vaak en wanneer je offerte is bekeken. Dat gebruiken wij om te bepalen wanneer het zinvol is om je te bellen — niet om je te beoordelen of om je te profileren. Wil je dat niet, dan kun je daar bezwaar tegen maken; zie punt 9.

Ons contact met jou
In ons eigen klantsysteem leggen wij vast wat wij met je hebben besproken: aantekeningen, notities van telefoongesprekken, e-mails, WhatsApp-berichten, documenten en taken die bij jouw project horen.

Foto's en maten van de bouw
Bij de opbouw van je gebouw legt de montagepartner (of wijzelf, als wij het gebouw zelf opbouwen) per bouwstap vast wat er is gemeten, bijvoorbeeld de maten van de fundering, en maakt foto's: onder meer van de uitgezette fundering, van de constructieve verbindingen voordat ze worden weggewerkt, van de wanden per gevel en van de eindsituatie na elke werkdag. Daarbij bewaren wij de datum, het tijdstip en de naam van wie het invulde. Op zulke foto's staan je tuin en soms je huis, en soms ook een persoon. De foto's staan in een afgesloten opslag op onze eigen server; alleen wij kunnen ze openen.

Geluid
Voicemails die jij inspreekt, en memo's die wij zelf inspreken over jouw project. Een voicemail wordt door onze telefonieaanbieder niet bewaard maar direct naar onze e-mail gestuurd; daarna staat hij bij ons. Zie het kader bij punt 5 over gespreksopnames.

Als je via Facebook of Instagram een offerte aanvraagt
Wat je in dat formulier invult: je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij nemen die gegevens over in ons eigen klantsysteem en behandelen ze verder als elke andere aanvraag. Daarbij bewaren wij ook de nummers die Meta bij je aanvraag meestuurt (van de advertentie, de advertentieset en het formulier), zodat wij kunnen zien welke advertentie een aanvraag opleverde.

Als je ons appt
Je telefoonnummer en de inhoud van de berichten. Wat er voor jouw project toe doet, leggen wij vast in ons klantsysteem; het gesprek zelf loopt via WhatsApp.

Websitebezoek
Bezoekstatistiek (gepseudonimiseerd, zonder naam of contactgegevens): welke pagina's worden bekeken, hoe lang, en via welk soort apparaat. Daarnaast tellen wij zelf, op onze eigen server, bij welke stap van de configurator en van het formulier bezoekers zijn en via welk kanaal zij kwamen, zonder naam of e-mailadres en zonder wat je invult. Zie punt 6 en de pagina "Cookies en opslag op je apparaat".

Serverlogboeken
Onze server houdt van elke aanvraag een regel bij: je IP-adres, je browsertype, het adres dat je opvroeg en het tijdstip. Bij een storing kan een foutmelding incidenteel een e-mailadres bevatten. Dit gebruiken wij alleen om aanvallen en storingen op te sporen. Het staat in een eigen database op onze eigen server, wordt alleen door onze beheerder gelezen en wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

4. Waarvoor wij dat doen, en op welke grond

Wij nemen geen besluiten over jou die volledig automatisch tot stand komen en die rechtsgevolgen voor je hebben. De richtprijs in de configurator is een rekenmodel, geen beslissing over jou.

5. Twee dingen die wij apart willen benoemen

Telefoongesprekken opnemen

Op dit moment nemen wij geen telefoongesprekken op. Onze telefooncentrale kan dat ook helemaal niet — die functie bestaat daar niet. Wat wij wel doen: voicemails bewaren en uitwerken, en memo's die wij zelf inspreken over een project.

Wat er in je browser wordt opgeslagen

De configurator bewaart het ontwerp waar je mee bezig bent, en wat je invult in de keuzehulp, de tuinmeting en de vergunningvragen, in de opslag van je eigen browser, zodat je later verder kunt waar je gebleven was. Die gegevens staan op jouw apparaat, verdwijnen na 90 dagen en gaan niet naar ons of naar een ander, totdat jij een offerte aanvraagt; dan gaat alleen je ontwerp mee. Met de knop "Mijn bewaarde ontwerp wissen" haal je het allemaal meteen weg. Als onze meting aanstaat, onthoudt je browser tijdens je bezoek ook waar je vandaan kwam; dat verdwijnt zodra je het tabblad sluit. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Dit staat uitgebreider op onze pagina "Cookies en opslag op je apparaat".

6. Wie jouw gegevens nog meer verwerkt

Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is om onze afspraak uit te voeren of omdat de wet dat verplicht. Wij verkopen jouw gegevens niet.

Twee keuzes die wij bewust hebben gemaakt:

1. Spraak-naar-tekst gebeurt op onze eigen server, niet bij een clouddienst. Een ingesproken memo of een voicemail verlaat onze machine niet. In een opname zit iemands stem, en die willen wij niet bij een derde partij neerleggen.
2. Onze bezoekersmeting draait op onze eigen server, en die meting slaat je IP-adres niet op. Wij hebben op 17 augustus 2026 nagemeten dat er na een volledig paginabezoek nul cookies worden geplaatst en dat er in de localStorage alleen staat wat je zelf in de configurator maakt of invult (je ontwerp, en je antwoorden als je de keuzehulp, de tuinmeting of de vergunningvragen gebruikt). Op 13 oktober 2026 hebben wij de sessionStorage nagemeten: daar staan twee korte items, een code voor dit ene bezoek (arb_s) en waar je vandaan kwam (arb_bron), en die verdwijnen zodra je het tabblad sluit. Er gaat geen enkel bezoekersgegeven naar een externe partij, en in de meetdatabase bestaat geen veld voor een IP-adres. Je IP-adres staat wél in de serverlogboeken van onze eigen server, 30 dagen, voor beveiliging en storingsonderzoek (zie punt 3 en 8). De pagina "Cookies en opslag op je apparaat" legt precies uit wat er wél wordt bewaard. Twee dingen houden dit zo: een controle die het publiceren blokkeert zodra er een verwijzing naar een vreemd domein in onze bestanden staat, en een inhoudsregel die zo'n verzoek in je browser blokkeert.

7. Gegevens buiten de Europese Unie

Wij houden onze gegevens het liefst binnen de EU, en dat lukt voor onze server, de betalingen en de telefonie.

Voor Resend geldt dat de verwerking in de Verenigde Staten plaatsvindt, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast is Resend gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Voor de wekberichten van onze telefoon-app geldt hetzelfde pad: die lopen via Apple of Google in de Verenigde Staten. Daarbij gaat het uitsluitend om een apparaatkenmerk — geen telefoonnummer, geen naam en geen gespreksinhoud. Ook Meta verwerkt in de Verenigde Staten: zowel de leadformulieren als het WhatsApp-verkeer. Meta gebruikt daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en is daarnaast gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wij zijn daar niet helemaal gerust op — toezichthouders in verschillende EU-landen hebben vraagtekens gezet bij hoe waterdicht dat is. Daarom houden wij het WhatsApp-contact kort en zakelijk, en leggen wij alles wat er inhoudelijk toe doet vast in ons eigen systeem op onze eigen server. Voor Google kan er eveneens buiten de EU worden verwerkt — dat geldt voor onze mailbox én voor de back-up die op Google Drive terechtkomt. Google gebruikt daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; dat staat zo in hun Cloud Data Processing Addendum, dat wij op 18 augustus 2026 hebben nagelezen. Daarnaast is Google LLC gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Van Odoo worden de back-ups gerepliceerd over datacenters in Europa en Canada; voor Canada geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Dat Resend, Meta en Google onder het EU-VS Data Privacy Framework gecertificeerd zijn, controleerden wij op 13 oktober 2026 op de officiële lijst van het Amerikaanse ministerie van Handel (dataprivacyframework.gov). Alle drie staan daar als actief vermeld; bij Meta en Resend loopt een hercertificering.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren niets langer dan waarvoor wij een reden hebben. Bij een gebouw met tien jaar garantie is die reden er lang — dat zie je hieronder terug. Waar de wet een bewaarplicht stelt, is dat een minimum en geen maximum; langer bewaren mag, mits wij kunnen uitleggen waarom. Zodra gegevens niet meer tot jou te herleiden zijn, zijn het geen persoonsgegevens meer en gelden deze termijnen er niet voor.

9. Jouw rechten

Je mag ons vragen om:

• inzage: een overzicht van wat wij van je hebben;
• rectificatie: iets laten corrigeren dat niet klopt;
• verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• beperking: het gebruik tijdelijk stopzetten, bijvoorbeeld terwijl wij iets uitzoeken;
• overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen;
• bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld tegen het bijhouden hoe vaak je je offerte bekijkt;
• intrekken van toestemming: waar wij om toestemming hebben gevraagd, kun je die altijd weer intrekken. Dat geldt vanaf dat moment, niet met terugwerkende kracht.

Stuur je verzoek naar info@arboregia.nl. Wij reageren binnen een maand. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren — wij vragen dan nooit om een kopie van je identiteitsbewijs met pasfoto en BSN zichtbaar.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten; wij lossen het liever samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus. Onder meer:

• onze website en offertepagina's werken uitsluitend over een beveiligde verbinding (HTTPS);
• de server staat in een datacentrum in Frankrijk en wordt door ons zelf beheerd en bijgewerkt;
• alleen mensen die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij klantgegevens;
• betaalgegevens komen niet op onze server: die vul je in bij Mollie;
• geluidsopnames worden op onze eigen server uitgewerkt en gaan niet naar een clouddienst;
• wij maken elke nacht een versleutelde back-up van al onze gegevens, en bewaren daar ook een kopie van buiten de server, zodat één storing niet betekent dat je dossier weg is;
• de toegang tot onze zakelijke e-mail, onze broncode en ons serveraccount is beveiligd met tweestapsverificatie;
• het beheer van de server is alleen bereikbaar via een versleutelde verbinding met een persoonlijke sleutel;
• persoonlijke offertepagina's zijn bereikbaar via een unieke, niet te raden link. Je kunt je offerte dus gewoon bekijken en doorsturen naar wie je wilt — je partner, of iemand die met je meekijkt;
• maar ondertekenen kan alleen jij. Voordat je je handtekening zet, sturen wij een code naar het e-mailadres waarop je de offerte hebt ontvangen. Zonder die code komt er geen handtekening tot stand. Dat beschermt de stap waar het om gaat: een doorgestuurde link mag geen getekende opdracht opleveren.

Heb je het idee dat er iets niet klopt met de beveiliging, of dat je gegevens ergens terecht zijn gekomen waar ze niet horen? Mail dan naar info@arboregia.nl. Wij pakken dat direct op.

11. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat wanneer de laatste versie is gemaakt. Grote wijzigingen — bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwsbrief gaan versturen of een nieuwe partij inschakelen die jouw gegevens krijgt — melden wij op de website.